Cómo generar tu DeCA gratis, paso a paso: la guía completa para rellenar el documento electrónico de control sin pelearte con la informática

Está escrita para leerla una vez y no volver a necesitarla: qué datos poner sobre la mesa antes de empezar, qué te pregunta cada pantalla y por qué, qué pasa cuando pulsas Enviar, qué le enseñas al agente si te paran, y cómo se corrige un error sin dramas. Si prefieres la versión de consulta rápida, campo a campo, la tienes en la página de ayuda de la propia herramienta; esta es la versión que te lleva de la mano.

Cinco minutos con los datos delante, tres correos que salen solos y un QR que el agente escanea en carretera: generar el DeCA no exige saber informática —exige conocer tu oficio, y eso ya lo sabes—.

Antes de empezar: pon estos datos sobre la mesa

El formulario se rellena en unos cinco minutos si no tienes que levantarte a buscar nada. Prepara esto:

• De tu empresa (el transportista efectivo): nombre, NIF y un correo electrónico. A ese correo llegará el documento y el enlace para corregirlo.
• De tu cliente (el cargador contractual, quien te contrata este transporte): nombre, NIF, domicilio y correo. Si te contrata otra empresa de transporte, una agencia o un transitario, el cliente es esa empresa —no el dueño final de la mercancía—.
• Del servicio: fecha y hora de inicio, y tu referencia interna si usas una.
• Del conductor y el vehículo: nombre y apellidos, su correo, la matrícula de la tractora y —si llevas un conjunto articulado— la del semirremolque o remolque. Si es un camión rígido, hay una casilla para decirlo y ese campo deja de pedirse.
• Si es transporte especial: el número de tu ACC (Autorización Complementaria de Circulación —la norma la llama «autorización especial de circulación»—), quién la expidió (DGT o Servei Català de Trànsit) y de qué tipo es (genérica, específica o excepcional).
• De la carga: qué es (naturaleza de la mercancía), cuánto pesa, de dónde se recoge y dónde se entrega. Si es un contenedor: tipo, número, precinto y PIN, todos opcionales.

Un truco de oficina: la primera vez, guarda estos datos en una nota del móvil o en un papel plastificado junto al ordenador. A partir del segundo DeCA, el formulario lo rellenarás de memoria.

El formulario, paso a paso —y por qué pregunta lo que pregunta—

La herramienta avanza pantalla a pantalla, con un botón Siguiente que comprueba los campos obligatorios antes de dejarte pasar: si falta algo, lo marca en rojo y te dice qué es. Puedes volver atrás cuando quieras sin perder nada. El recorrido, agrupado como lo vivirás:

Primero, las dos empresas. Tu empresa (transportista efectivo) y tu cliente (cargador contractual). Los dos estáis obligados por ley a que este documento exista, así que los dos vais identificados con NIF —el domicilio, en el caso del cliente—. Si tu NIF no tiene formato español, verás un aviso, pero podrás continuar: es el caso del transportista extranjero en cabotaje.

Segundo, el servicio y quién lo conduce. Fecha y hora de inicio —el DeCA debe generarse antes de arrancar, y si pones una fecha ya pasada, la herramienta te pedirá que lo confirmes expresamente—. La referencia es opcional, pero aparecerá en el nombre del PDF y en el asunto de los correos: ponla y te ahorrarás más de una búsqueda. El conductor va con su correo —también recibe el documento— y las matrículas: tractora siempre, semirremolque si lo hay, casilla de «vehículo rígido» si no. Y si el viaje va con ACC —transporte especial por peso o dimensiones—, marca la casilla e indica número, órgano emisor y tipo: es un dato obligatorio del documento cuando circulas al amparo de una autorización.

Tercero, la carga y el recorrido. Lugar de recogida, destinatario y dirección de entrega, descripción de la mercancía y su peso —obligatorio siempre; si el peso exacto es difícil de determinar, indica otra magnitud: volumen, bultos, palés—. Los campos de contenedor (tipo, número, precinto, PIN de retirada y de devolución) existen porque nosotros venimos del puerto, pero son opcionales: para carga general se dejan en blanco y listo. Las observaciones son tu espacio libre: horarios de acceso, persona de contacto, reservas sobre la carga.

Cuarto, la revisión. Una sola pantalla con todo lo que has escrito y, destacadas, las tres direcciones de correo a las que va a salir el documento. Míralas dos veces —el DeCA lleva datos de terceros y va a viajar por correo—. Marcas la casilla de confirmación y pulsas Enviar.

Qué pasa cuando pulsas Enviar

En el mismo momento, la herramienta genera el PDF y lo manda a tres destinatarios:

• a ti (el transportista), con el PDF y el enlace de edición;
• a tu cliente, con el PDF y el enlace público de consulta;
• al conductor, con el PDF y un resumen del servicio: recogida, PIN, entrega, matrículas.

Los tres correos llevan el mismo asunto —DeCA de [transportista] para [cliente] - [referencia] - [fecha] [hora]— para que cualquiera los localice en dos segundos, hoy o dentro de un año.

El PDF que sale no es un papel escaneado: se genera a partir de los datos, pesa muy poco, lleva en sus metadatos la fecha y hora de creación y —lo más importante— incorpora un código QR con una dirección web única desde la que cualquiera descarga el documento directamente, sin usuario, sin contraseña y sin pantallas intermedias. Es exactamente lo que exige la Resolución de 5 de junio de 2026, y es lo que hace que el documento valga en un control.

Si te equivocas: el enlace de edición

Nadie genera cien DeCA sin equivocarse en uno, y la norma lo tiene previsto —y la herramienta también—.

En tu correo está el enlace de edición, válido durante siete días desde la primera generación. Lo abres, ves todos los campos en una pantalla, corriges lo que haga falta e indicas el motivo del cambio —es obligatorio: sin motivo no se guarda—. Al guardar, pasa lo que la norma pide: se genera una nueva versión del PDF, los datos antiguos no desaparecen, sino que quedan al pie del documento marcados como no válidos —con su fecha, su hora y su motivo—, y la versión nueva vuela otra vez a los tres correos con el asunto precedido de «Actualizado:».

Dos cosas que conviene saber:

• La dirección web y el QR no cambian. La copia que ya lleva el conductor sigue valiendo y apunta siempre a la última versión: no hay que reenviarle nada ni explicarle nada.
• El cambio de vehículo a mitad de servicio se hace igual. Se te avería la tractora y sale otra: entras por el enlace, cambias las matrículas, pones el motivo («avería de la tractora») y el documento queda trazado, como exige la norma.

Lo que no vale es corregir a bolígrafo la copia impresa: las anotaciones manuscritas no se tienen en cuenta. Y pasados los siete días, el enlace caduca —si entonces necesitas cambiar algo, generas un DeCA nuevo, que son cinco minutos—.

En carretera: qué le enseñas al agente

Aquí está la parte que más tranquiliza saber de antemano. El DeCA es electrónico: no hace falta imprimirlo ni firmarlo. Al conductor le basta con el móvil:

1. El agente te para y pide el documento de control.
2. Le enseñas el PDF en el móvil —el del correo que recibiste— o directamente el código QR que figura en él.
3. El agente escanea el QR y el documento se descarga solo en su dispositivo: sin visor, sin botones, sin pedirle nada.

Un hábito que vale oro: antes de salir, abre una vez el PDF adjunto en el móvil para que quede disponible sin conexión. Si en el control no hay cobertura y el QR no carga, el PDF adjunto es el mismo documento y tiene la misma validez. La dirección web, por su parte, sigue activa como mínimo durante los siete días posteriores al servicio, como exige la norma —en esta herramienta, de hecho, se mantiene activa indefinidamente—.

¿Prefieres llevarlo también en papel? Puedes hacerlo: imprime el PDF con su QR y llévalo de respaldo. El original sigue siendo el electrónico; el papel es solo una copia de cortesía.

Quién guarda qué —y quién responde de qué—

Después del servicio, el documento no se tira: tanto tú como tu cliente debéis conservar una copia durante al menos un año, a disposición de la Inspección. El correo cumple esa función —guárdalo con la documentación del servicio y ya está; en la herramienta, además, el enlace del documento no caduca—.

Y un matiz que evita discusiones: la responsabilidad está repartida por la propia norma. El cargador contractual responde de la exactitud de sus datos —quién es, quién le transporta, origen, destino y mercancía—; el transportista efectivo, de los suyos —la ACC (si la hay), la fecha y las matrículas—. Por eso el cliente recibe también su copia: si ve un error en sus datos, puede pedirte la corrección dentro del plazo de edición, y el cambio queda registrado en el propio documento.